Artikel 10 [Bewaring: niet langer dan noodzakelijk voor verwerkingsdoeleinden]

Eerste lid

Deze bepaling geeft uitvoering aan artikel 6, eerste lid, onder e, van de richtlijn. De eerste volzin vindt zijn uitwerking in artikel 10, eerste lid. Overeenkomstig het advies van de Registratiekamer en in de lijn met hetgeen is opgemerkt t.a.v. de begripsomschrijving van 'persoonsgegeven' in artikel 1, is het woord 'herleidbaar' uit het voorschrift geschrapt.
De WPR kent geen afzonderlijke regels voor de bewaring van gegevens. Het redelijk belang dat de houder dient te hebben bij het doel van de registratie (artikel 4, eerste lid), het vereiste dat de gegevens in overeenstemming dienen te zijn met het doel van de registratie (artikel 5, eerste lid) en – ten aanzien van de persoonsregistraties in de publieke sector – het voorschrift dat de persoonsregistratie noodzakelijk dient te zijn voor de goede vervulling van de taak van de houder (artikel 18, eerste lid) impliceren echter dat gegevens uit een registratie moeten worden verwijderd wanneer deze voorwaarden niet langer gelden.
In het Besluit genormeerde vrijstelling waren ten aanzien van specifieke persoonsregistraties bewaartermijnen opgenomen. Registraties die na afloop van deze bewaartermijn werden verwijderd behoefden niet te worden aangemeld bij de Registratiekamer. Een voorbeeld daarvan is artikel 5, tweede lid, van het besluit waarin is bepaald dat persoonsgegevens uit standaardpersoneelsadministraties dienen te worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd. Ook is soms in bijzondere wetgeving de algemene termijn gedurende gegevens kunnen worden bewaard, gefixeerd. Zo is in artikel 7:454, derde lid, BW de termijn gedurende welke medische gegevens in een dossier mogen worden bewaard in de regel vastgesteld op tien jaren. Het onderhavige artikel beoogt op dit punt geen wijzigingen aan te brengen. Dit brengt met zich dat de verantwoordelijke zich dient af te vragen of er redenen zijn op grond waarvan gegevens vastgelegd kunnen blijven. Zijn er voldoende redenen dan kan hij bepalen welke termijnen gelden om die gegevens te bewaren. Zijn die termijnen verlopen dan zal hij de gegevens niet meer mogen verwerken, tenzij voor een ander, daarmee verenigbaar doel, bij voorbeeld statische archivering. In voorkomende gevallen kunnen in de bijzondere wetgeving nadere regels worden gesteld. Voorts kunnen in de algemene maatregel van bestuur als bedoeld in artikel 29 – gelet op het tweede lid, onder e van dit artikel – criteria of termijnen worden geformuleerd.
In specifieke omstandigheden kan het doeleinde met zich brengen dat persoonsgegevens voor onbepaalde tijd mogen worden bewaard. In dit verband kan worden gewezen op de archiefbescheiden als bedoeld in de Archiefwet 1995 die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Voor deze bescheiden geldt onder meer als doeleinde: behoud van (een deel van) het Nederlandse culturele erfgoed. Daarmee is de termijn gedurende welke de daarin opgenomen persoonsgegevens mogen worden bewaard, in beginsel onbepaald.

Tweede lid

Het tweede lid is een uitwerking van artikel 6, eerste lid, onder e, tweede volzin, van de richtlijn. Het gaat hier om persoonsgegevens die niet voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden zijn verzameld (of verder worden verwerkt). Deze gegevens mogen desalniettemin voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden langer worden bewaard mits de Lid-Staten voorzien in passende waarborgen. In de lijn van artikel 9, derde lid, is als passende waarborg opgenomen een verplichting van de verantwoordelijke in te kunnen staan dat de gegevens enkel binnen deze strikte doelbinding worden gebruikt. Hij zal daartoe de nodige maatregelen moeten treffen. Verwezen wordt naar de toelichting bij artikel 9, derde lid. Voor gevoelige gegevens zijn in artikel 23, tweede lid, aanvullende eisen opgenomen.

[MvT, pagina 95-96]