Artikel 38 [Bericht van verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming]

Dit voorschrift, dat een implementatie is van artikel 12, derde lid, van de richtlijn, sluit in zekere zin aan bij artikel 35 WPR. De verantwoordelijke die naar aanleiding van een verzoek op grond van artikel 36 persoonsgegevens heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, is verplicht om aan derden aan wie de gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, kennis te geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. Er is echter een belangrijk verschil.
De mededelingsplicht geldt niet indien het doen van een mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. De clausulering van de uitzondering op deze mededelingsplicht verschilt enigszins van die van artikel 35 WPR, waar is bepaald dat de verantwoordelijke een mededeling dient te doen aan degenen aan wie hij naar zijn weten in het jaar voorafgaand aan het verzoek en in de sinds dat verzoek verstreken periode de betrokken gegevens heeft verstrekt. Deze bepaling moet worden gelezen tegen de achtergrond van artikel 32, tweede lid, tweede volzin, WPR. Beide bepalingen tezamen betekenen een indirekte protocolplicht in die zin dat elke individuele verstrekking moet worden vastgelegd, indien de verantwoordelijke ten tijde van de verstrekking redelijkerwijs kan aannemen dat het belang van de geregistreerde door de verstrekking onevenredig kan worden geschaad. Dit vereist dat de verantwoordelijke ten tijde van de verstrekking een afweging maakt.
Een dergelijke protocolplicht kent het onderhavige wetsvoorstel niet. Slechts is voorgeschreven in artikel 28, derde lid, dat verstrekkingen die afwijken van de melding van de gegevensverwerking bij de Registratiekamer of de functionaris, worden vastgelegd. De nieuwe bepaling geeft de verantwoordelijke meer houvast, omdat hij niet meer zoals onder de WPR, vooraf bij elke verstrekking hoeft af te wegen of vastlegging (protocollering) nodig is. De melding kan categorieën van ontvangers betreffen en zolang een individuele verstrekking plaatsvindt aan een persoon die valt onder één van de aangemelde categorieën, behoeft geen vastlegging van de individuele verstrekking plaats te vinden.
Onder de werking van artikel 35, eerste lid, WPR moest de houder alle derden aan wie hij verstrekt heeft in het afgelopen jaar voor zover hij die heeft vastgelegd, en die hij dus daarom 'weet», inlichten over eventuele verbeteringen. In het onderhavig wetsvoorstel reikt de protocolplicht van de verantwoordelijke minder ver, maar daar staat tegenover dat in het enkele geval dat daadwerkelijk een verbetering noodzakelijk is, op de verantwoordelijke ook een onderzoeksplicht rust om na te gaan aan wie hij heeft verstrekt.
Van deze onderzoeksplicht kan overigens weer worden afgezien als een dergelijk onderzoek onmogelijk zou zijn, of een onevenredige inspanning zou vergen. Het gaat hier om een afweging achteraf en is beperkt tot de gevallen waarin daadwerkelijk tot verbetering is overgegaan. In dit opzicht is het onderhavig wetsvoorstel minder duidelijk. De evaluaties hebben evenwel duidelijk gemaakt dat het aantal gehonoreerde verzoeken om verbetering van gegevens schaars is.
Mededeling aan derden in de zin van deze bepaling is onmogelijk indien de verantwoordelijke niet meer de beschikking heeft over de informatie aan welke derden hij de gegevens heeft verstrekt. Eveneens mag kennisgeving achterwege blijven indien dit onevenredig veel inspanning vergt. Van de verantwoordelijke van een groot, landelijk verspreid adressenbestand, zoals bijvoorbeeld een telefoonboek, waarin een typefout in de naam van iemand is ontdekt, kan moeilijk gevergd worden dat hij iedereen die dit bestand heeft ontvangen op de hoogte stelt. Hetzelfde geldt voor omvangrijke openbare registers – zoals bijvoorbeeld de door het Kadaster gehouden kadastrale registratie – die door een ieder vrijelijk kunnen worden geraadpleegd. Evenmin kan in de regel van de verantwoordelijke worden verwacht derden op de hoogte te stellen aan wie hij in het verre verleden eens de gegevens heeft verstrekt.
Bij de vraag hoever de onderzoeksplicht reikt, speelt een rol de aard van de verbetering en de aard van de persoonsgegevens waar het om gaat. De verbetering van strafrechtelijke gegevens, bijvoorbeeld dat de betrokkene is vrijgesproken van een telastgelegd strafbaar feit, kan eerder verplichten derden uit een ver verleden op de hoogte te stellen dan de verbetering van een adresgegeven. De formulering van artikel 38 veronderstelt, net als artikel 35, een zekere afweging tussen de belangen van de betrokkene en die van de verantwoordelijke. De betrokkene moet een zeker redelijk belang hebben bij de mededeling van de verantwoordelijke aan de derde dat bepaalde gegevens verbeterd zijn. Ontbreekt een dergelijk belang dan zal eerder sprake zijn van een onevenredige inspanning van de kant van de verantwoordelijke. De afwezigheid van enig belang kan ook blijken indien de verzoeker te kennen heeft gegeven daarop geen prijs te stellen. Waar artikel 35, derde lid WPR dit thans nog met zoveel woorden zegt, dwingt de richtlijn ertoe deze omstandigheid in het geheel van belangen te wegen.
Dit betekent dat onder de WPR volgens een zacht criterium moet worden geprotocolleerd, opdat al de personen aan wie blijkens het protocol was verstrekt over een verbetering kunnen worden geïnformeerd. Volgens het onderhavige wetsvoorstel moet volgens een hard criterium worden geprotocolleerd, namelijk in het geval dat in afwijking van de melding een verstrekking plaatsvindt. Dit zijn echter uitzonderingen, omdat toch alle structurele verstrekkingen ingevolge artikel 28, tweede lid ten van hoogste een jaar terug moeten zijn aangemeld. Een reële vermeerdering van de lastendruk kan daarom op grond van deze bepaling niet worden verwacht. Het tweede lid van artikel 38 komt overeen met het tweede lid van artikel 35 WPR, zij het dat de verplichting van de verantwoordelijke om de betrokkene in te lichten over degenen aan wie verbeteringen zijn doorgegeven is beperkt tot de situatie dat de betrokkene daar uitdrukkelijk om vraagt. Dit is een precisering van de rechten van de betrokkenen onder de werking van de richtlijn en een beperking ten opzichte van de WPR.

[MvT, pagina 161-162]