Rina Steenkamp - Privacy en technologie
Hoofdstuk 7. Uitzonderingen en beperkingen
2. Mits er passende wettelijke garanties worden geboden, met name dat de gegevens niet zullen worden gebruikt om maatregelen of besluiten te treffen ten aanzien van een individuele betrokkene, mogen de Lid-Staten ingeval er duidelijk geen gevaar bestaat dat inbreuk wordt gepleegd op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene, de in artikel 12 bedoelde rechten beperken wanneer de gegevens uitsluitend met het oog op wetenschappelijk onderzoek worden verwerkt of slechts gedurende de periode die nodig is voor het opstellen van statistieken in de vorm van persoonlijke gegevens worden bewaard.
Dit voorschrift geeft uitvoering aan artikel 11, tweede lid, resp. artikel 13, tweede lid, van de richtlijn. In artikel 11, tweede lid, wordt voorzien in een uitzondering op de informatieverplichting voor zover de verstrekking van informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost, dan wel de registratie of verstrekking bij wet is voorgeschreven. Verwerkingen voor statistische, historische of wetenschappelijke doeleinden worden in deze bepaling met name genoemd. In artikel 44, eerste lid, wordt ter concretisering van artikel 11, tweede lid, van de richtlijn vastgelegd dat bij verwerkingen voor statistische of wetenschappelijke doeleinden niet behoeft te worden geďnformeerd, omdat sprake is van een onevenredige inspanning als bedoeld in artikel 11, tweede lid, van de richtlijn. Aldus vormt artikel 44, eerste lid, een precisering als bedoeld in artikel 5 van de richtlijn.
Daarnaast vormt artikel 44, eerste lid, de implementatie van artikel 13, tweede lid, van de richtlijn. Laatstgenoemde bepaling voorziet voor dezelfde doeleinden in de mogelijkheid tot beperkingen van de in artikel 12 van de richtlijn bedoelde rechten. Artikel 44, eerste lid, concretiseert deze beperking door voor instellingen of diensten voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek de mogelijkheid te creëren tot weigering om aan een verzoek als bedoeld in artikel 35 te voldoen. Naar ons oordeel is er conform de in artikel 13, tweede lid, gestelde eis geen sprake van gevaar voor inbreuken op de persoonlijke levenssfeer nu in artikel 44, eerste lid, is bepaald dat de nodige voorzieningen moeten worden getroffen om te verzekeren dat de betreffende persoonsgegevens uitsluitend voor statistische en wetenschappelijke doeleinden kunnen worden gebruikt en voorts de uitzondering beperkt blijft tot instellingen voor diensten voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek.
Voor de in artikel 44, eerste lid, opgenomen uitzonderingen stelt de richtlijn als algemene voorwaarde dat passende waarborgen moeten worden getroffen. De vereiste waarborgen zijn deels ontleend aan het bestaande artikel 18 van het Besluit genormeerde vrijstelling. Deze hebben betrekking op de categorieën van verantwoordelijken (alleen onderzoeksinstellingen of instellingen voor statistiek) en de exclusiviteit in het gebruik van de gegevens (de gegevens mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt).
Deze beperkingen leiden ertoe dat wanneer zij worden overgeschreden, de toepasselijkheid van de uitzonderingsgrond komt te ontvallen en de mededelingsplicht, het recht op kennisneming en verbetering herleven. Naar aanleiding van het advies van de Registratiekamer is de oorspronkelijk opgenomen eis dat de gegevens niet langer dan een termijn van zes maanden worden bewaard, vervallen. In plaats daarvan is de eis opgenomen dat de 'nodige' voorzieningen zijn opgenomen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor statistische en wetenschappelijke doeleinden kunnen worden gebruikt. Het begrip 'nodige' duidt op een proportionaliteit tussen enerzijds het belang van de bescherming van persoonsgegevens en anderzijds de kosten en inspanningen die zijn verbonden aan de bedoelde voorzieningen. De aard van de vereiste voorzieningen zal wijzigen met de ontwikkeling van de stand van de techniek. Wat op het ene moment nog als proportionele maatregel kan worden gezien, is dat op een volgend moment niet meer. In die zin is deze norm technologie-onafhankelijk.
De Registratiekamer wijst op het belang de gegevens omtrent de identiteit van de betrokkenen af te schermen van de overige gegevens. Dit is een voor de hand liggende modaliteit van bescherming. De mogelijkheid de relatie tussen beide te herstellen wanneer dat voor statistische en wetenschappelijke doeleinden nodig is, zou dan in overeenstemming met regels van zelfregulering aan bijzondere, controleerbare procedures moeten worden onderworpen.
Doorslaggevend is dat geen gebruik wordt gemaakt en, gegeven de getroffen beschermingsmaatregelen, redelijkerwijs ook niet kan worden gemaakt, met het oog op enig onderzoek of maatregel van de gegevens in relatie tot de individuele betrokkene. Onder maatregel wordt mede begrepen de beslissing om de betrokkene te benaderen, hetzij om hem bepaalde voor hem mogelijk van belang zijnde informatie onder de aandacht te brengen, hetzij voor het stellen van nadere vragen bij voorbeeld voor aanvullend wetenschappelijk onderzoek of statistiek.
Zoals in het algemene deel van de toelichting onder paragraaf 15.2 reeds is uiteen gezet, zijn de archiefbescheiden die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht in beginsel ouder dan twintig jaar. Het zijn die archiefbescheiden die na selectie behoudenswaardig worden geacht met name om redenen van rechtsvinding, wetenschap en cultuurhistorie. Selectie van archiefbescheiden en overbrenging van de geselecteerde archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats zijn wettelijk voorgeschreven.
Gelet op de grote hoeveelheden archiefbescheiden die worden overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen, zou het informeren van de betrokkene als bedoeld in artikel 34, de verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Archiefwet voor onoverkomelijke problemen stellen. Om die reden is in artikel 44, tweede lid, een uitzondering opgenomen. Een dergelijke uitzondering omdat mag worden aangenomen dat de burger ermee bekend is dat overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden na verloop van tijd overbrengen naar archiefbewaarplaatsen. Voorts is van belang dat de Archiefwet 1995 zélf reeds een procedure bevat die erop is gericht belanghebbenden te informeren omtrent de wijze waarop de overheid voornemens is om te gaan met haar archiefbescheiden. Ten behoeve van de overbrenging dient de zorgdrager – bijvoorbeeld een minister – een selectielijst te maken die aan een aantal wettelijke eisen dient te voldoen. Een van die eisen betreft een systematische opsomming van de categoriëen van archiefbescheiden in het kader waarvan bij elke categorie is aangegeven of de bescheiden bewaard worden – en dus naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht – dan wel na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen. Een dergelijke ontwerp-selectielijst wordt ter inzage gelegd en een ieder is in de gelegenheid daaromtrent zijn zienswijze kenbaar te maken. De openbare voorbereidingsprocedure van de Awb is daarbij van toepassing. Op grond van het voorgaande kan worden gesteld dat een burger – ook indien geen toepassing wordt gegeven aan artikel 34 – toch op hoofdlijnen geacht kan worden te zijn geďnformeerd omtrent de aanwezigheid van hem of haar betreffende persoonsgegevens in archiefbewaarplaatsen. Onder deze omstandigheden dient het daarnaast afzonderlijk informeren van de betrokkene als een onevenredige inspanning worden beschouwd. Wellicht ten overvloede zij erop gewezen dat de informatieplicht van artikel 34 wel geldt zolang de archiefbescheiden nog niet zijn overgebracht, maar berusten bij de zorgdrager die ze heeft opgemaakt of ontvangen.
[MvT, pagina 172]