Stap 1: definitie gegevens
In deze stap worden de vragen "wat willen we bereiken?", "wat willen we daarvoor doen?" en "wat mag dat kosten?" vertaald in prestatie-indicatoren en streefwaarden. In deze fase kan een aantal maatregelen worden genomen om de hierboven genoemde valkuilen te vermijden: het formuleren van een beleidstheorie (aanbeveling 1), met daarin opgenomen de informatie-uitwisseling tussen de ketenpartners (aanbeveling 2) en het maken van afspraken tussen de ketenpartners over de beleidsinformatie (aanbeveling 3). Het vervolg van deze paragraaf gaat nader in op deze aanbevelingen.
Aanbeveling 1: formuleer een beleidstheorie.
De beantwoording van de VBTB-vragen "wat willen we bereiken" en "wat willen we daarvoor doen?" ligt een beleidstheorie ten grondslag, een consistente verzameling aannames over de prestaties die uitvoeringsorganisaties moeten leveren om de uiteindelijk gewenste maatschappelijke effecten te bereiken. Een voorbeeld van een beleidstheorie uit het SUWI-domein is: "als CWI werkzoekenden eerst aan werk probeert te helpen alvorens hun uitkeringsaanvraag in behandeling te nemen zal dit de instroom in de uitkeringen verlagen". Door middel van de preventiequotes WW en WWB wordt deze beleidstheorie getoetst. Het is overigens van belang voor ogen te houden dat effecten van beleid zelden (volledig) voorspelbaar zijn.
Een beleidstheorie voor de keten geeft antwoord op de vraag "wat willen we als ketenpartners gezamenlijk bereiken?" (in termen van de ketenvisie: de oplossing van het dominante ketenprobleem) en "wat gaan we daar gezamenlijk voor doen?"
Een beleidstheorie voor maatschappelijke ketens kan worden opgezet volgens het stramien uit Afbeelding 3.
Afbeelding 3 is overigens een ideaalplaatje. De lijn van 'ambitie' naar 'werkelijkheid' is in de praktijk lang niet altijd zo duidelijk te herkennen als hier weergegeven, en zoals eerder aangegeven leiden prestaties van het stelsel niet altijd tot de beoogde maatschappelijke effecten.
Aanbeveling 2: neem informatie-uitwisseling op in de beleidstheorie.
Het opnemen van informatie-uitwisseling in de beleidstheorie helpt om inzicht te krijgen in de samenhang tussen de uitwisseling van informatie, de te leveren prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten. Bij de uitwerking kan gebruik worden gemaakt van de stappen in Afbeelding 4.
Binnen de keten is sprake van informatisering, van gegevensuitwisseling tussen ketenpartners die al dan niet wordt ondersteund door ICT. De ketenpartners gebruiken de uitgewisselde informatie in hun processen, die ingebed zijn in hun organisatie. Optimaal gebruik van de uitgewisselde informatie in de processen van de ketenpartners moet leiden tot een beter functioneren van het stelsel waarbinnen de ketenpartners opereren. Optimale prestaties van het stelsel moeten vervolgens weer leiden tot het bereiken van de beoogde maatschappelijke effecten.
Ter illustratie is het stramien uit Afbeelding 4 uitgewerkt in het voorbeeld in Afbeelding 5, dat is ontleend aan de sociale zekerheid. Eén van de problemen die in de uitvoering van de sociale zekerheid worden gesignaleerd is, dat burgers die een uitkering aanvragen zeer veel informatie moeten verstrekken, en dat er meerdere instanties bij de afhandeling van de aanvraag betrokken zijn die met enige regelmaat om dezelfde informatie vragen. Het onderstaande schema geeft weer hoe een verbeterde samenwerking tussen de ketenpartners, en een betere informatie-uitwisseling, uiteindelijk moet leiden tot oplossing van dit probleem.
Het uiteindelijke effect dat de overheid in dit voorbeeld beoogt is dat, bij de afhandeling van een uitkeringsaanvraag, de benodigde gegevens op een efficiënte en klantvriendelijke manier worden uitgevraagd. In het bovenstaande schema is dit effect vertaald in drie meetbare grootheden: de tijd die de burger gemiddeld kwijt is aan het verzamelen en verstrekken van informatie, de gemiddelde doorlooptijd die daarmee is gemoeid en de tevredenheid van de burger over de uitvraag van gegevens. Een optimaal presterend stelsel vraagt dezelfde informatie maar één keer uit, vraagt niet om meer informatie dan nodig, en licht de burger zodanig voor dat deze begrijpt welke informatie wordt uitgevraagd, en waarom. Dit is doorvertaald naar de prestaties op de overige niveaus.
De prestaties op het niveau Informatie-uitwisseling tussen de ketenpartners vragen overigens nogal wat inspanning. De benodigde informatie kan alleen maar op het juiste moment worden gedeeld als de administratieve organisatie, de processen en de systemen daarop ingericht zijn. Om de betrouwbaarheid van de gedeelde informatie te borgen zijn maatregelen noodzakelijk, zoals invoer- en samenhangscontroles in de geautomatiseerde systemen.
Vanuit de beleidstheorie kan, zoals in bovenstaande voorbeelduitwerking, een aantal prestatie- en effect-indicatoren worden gedefinieerd waarmee wordt weergegeven of de maatschappelijke keten de verwachte prestaties levert en of dit daadwerkelijk leidt tot de gewenste maatschappelijke effecten.
Aanbeveling 3: maak heldere en haalbare afspraken over de beleidsinformatie.
Binnen een maatschappelijke keten kan het aggregeren van gegevens die bij verschillende ketenpartners vandaan komen leiden tot het optellen van appels en peren. Het is daarom zaak om te streven naar heldere afspraken met de ketenpartners over gegevensdefinities, meetmethoden en de gewenste mate van betrouwbaarheid.
In de chaotische ketenomgeving kan het maken van afspraken moeilijk zijn. Tegelijkertijd kunnen heldere afspraken de ketenpartners juist houvast bieden bij het produceren van beleidsinformatie die, idealiter, zowel voor henzelf als voor de keten nuttig is. De grootste kans om tot heldere afspraken te komen is aanwezig als de beleidsinformatie in gezamenlijk overleg wordt gedefinieerd, als nut en noodzaak van de gedefinieerde beleidsinformatie door alle betrokken partijen gezien en geaccepteerd worden, en als de ketenpartijen de beleidsinformatie met een redelijk betrouwbaarheidsniveau kunnen leveren zonder daarvoor hoge kosten te hoeven maken.
Beleidsinformatie waarvan nut en noodzaak breed geaccepteerd worden is, over het algemeen, gerelateerd aan het dominante ketenprobleem. Als het dominante ketenprobleem het samenbindende element in de keten vormt, dan zullen de ketenpartners willen weten in hoeverre hun samenwerking daadwerkelijk bijdraagt aan een oplossing en zullen ze bereid zijn om mee te werken aan de totstandkoming van beleidsinformatie die deze vraag beantwoordt.
Het is aan te bevelen om de ketenbrede beleidsinformatie te beperken tot het hoogst noodzakelijke. Enerzijds vergemakkelijkt dit het maken van afspraken en het verkrijgen van draagvlak binnen de keten, en anderzijds beperkt dit de inspanning die gemoeid is met het daadwerkelijk leveren van de beleidsinformatie. Het is verder aan te bevelen om de beleidsinformatie waar mogelijk te ontlenen aan de primaire processen van de ketenpartners en om binnen de keten een verantwoordelijke voor de ketenbrede beleidsinformatie aan te zoeken.
